Guía con plantilla · actualizada en octubre de 2026
Cómo hacer el presupuesto anual de una comunidad (con plantilla)
El presupuesto de una comunidad no se saca de la nada: se parte de lo que se gastó el año anterior, se ajusta lo que se sabe que va a cambiar, se añade el fondo de reserva y se reparte entre los pisos. Aquí está el de una comunidad de 12 viviendas, partida a partida, con los artículos de la ley que lo regulan y una plantilla Excel con las fórmulas hechas.
En resumen
- Lo prepara el administrador (o el presidente, si no hay administrador) y lo aprueba la junta de propietarios, que se reúne al menos una vez al año para aprobar presupuestos y cuentas.
- Se parte del gasto real del año anterior, partida a partida: lo que no se repite, fuera; las subidas que ya se conocen, dentro.
- La dotación al fondo de reserva va en el presupuesto, pero no es gasto. Con la Ley de Propiedad Horizontal, el fondo no puede tener menos del 10 % del último presupuesto ordinario; en Cataluña, cada presupuesto lleva al menos el 5 % de los gastos comunes.
- La cuota de cada piso sale de repartir el total por su coeficiente (o como digan el título y los estatutos) y dividir entre doce.
Presupuesto, cuotas por unidad y comparación con lo real, con el ejemplo de esta guía ya puesto. Sin registro.
Quién lo prepara y quién lo aprueba
La Ley de Propiedad Horizontal no impone un formato de presupuesto, pero sí quién lo hace, quién lo aprueba y cuándo:
Lo prepara el administrador
Le toca «preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos» (artículo 20.1.b). Si la comunidad no tiene administrador, esas funciones las ejerce el presidente, salvo que los estatutos o la junta decidan nombrar a otra persona (artículo 13.5).
Lo aprueba la junta
Corresponde a la junta de propietarios aprobar «el plan de gastos e ingresos previsibles y las cuentas correspondientes» y «los presupuestos» (artículo 14, letras b y c). Se reúne al menos una vez al año para aprobar presupuestos y cuentas (artículo 16.1).
Con seis días de antelación
La citación para la junta ordinaria anual se hace con seis días de antelación como mínimo (artículo 16.3). La convocatoria lleva la lista de los propietarios que no están al corriente en el pago de las deudas vencidas con la comunidad (artículo 16.2).
Por la mayoría ordinaria
Vale el voto de la mayoría del total de propietarios que represente, a su vez, la mayoría de las cuotas; en segunda convocatoria, la mayoría de los asistentes, si representa más de la mitad de las cuotas de los presentes (artículo 17.7). Los ausentes debidamente citados que no manifiestan su discrepancia en 30 días naturales cuentan a favor (artículo 17.8).
Quien debe no vota
El propietario que al empezar la junta no está al corriente de las deudas vencidas, y no las ha impugnado en los tribunales ni consignado (en el juzgado o ante notario), puede participar en la deliberación pero no vota, y su cuota no cuenta para las mayorías (artículo 15.2).
Si eres el presidente y no hay administrador, lo que toca hacer con las cuentas de la comunidad está en cómo llevar las cuentas de una comunidad sin administrador.
Si la comunidad está en Cataluña
Allí la propiedad horizontal la regula el libro quinto del Código civil de Cataluña. El esquema es el mismo: el administrador prepara «las cuentas anuales del ejercicio precedente y el presupuesto» (artículo 553-18.1.c) y la junta los aprueba en su reunión ordinaria anual (artículos 553-19.2.d y 553-20.1). Pero la convocatoria va con ocho días naturales de antelación, salvo que los estatutos digan otra cosa (artículo 553-21.2), y el fondo de reserva tiene su propia regla, que está más abajo.
Empieza por lo que se gastó el año pasado
Subir la cuota un tanto por ciento a ojo es rápido, pero no dice de dónde sale el dinero ni adónde va. Lo fiable es coger el gasto real del ejercicio que se cierra, partida a partida, y decidir en cada una qué va a cambiar y por qué.
El ejemplo es la misma comunidad de la guía de la liquidación anual: 12 viviendas con el mismo coeficiente, cuentas de enero a diciembre y 45 € de cuota en 2026. Toca preparar 2027.
| Partida | Real 2026 | Presupuesto 2027 | Por qué |
|---|---|---|---|
| Limpieza | 3.484,80 € | 3.552,00 € | El contrato pasa de 290,40 a 296 € al mes. |
| Electricidad de zonas comunes | 1.180,00 € | 1.200,00 € | Lo del año, redondeado al alza. |
| Mantenimiento del ascensor | 792,00 € | 816,00 € | Cuatro recibos de 204 € en vez de 198 €. |
| Administración | 720,00 € | 720,00 € | Sin cambios: 60 € al mes. |
| Seguro del edificio | 640,00 € | 672,00 € | La renovación sube un 5 %. |
| Agua | 520,00 € | 496,80 € | 41,40 € al mes. |
| Comisiones y devoluciones bancarias | 34,20 € | 60,00 € | Más margen: hubo recibos devueltos. |
| Reparación del portal | 3.600,00 € | — | Se pagó con la derrama de 2026 y no se repite. |
| Gasto previsto | 7.371,00 € | 7.516,80 € | |
| Dotación al fondo de reserva | — | 115,20 € | No es gasto. Se explica más abajo. |
| Total a recaudar | 7.632,00 € |
- En 2026, la cuota de 45 € al mes pedía 6.480 € al año para un gasto corriente de 7.371 €: 891 € de déficit, que se fue tapando con el saldo del banco. El presupuesto nuevo tiene que cubrir el gasto de verdad.
- La reparación del portal no entra: era una obra aprobada aparte y pagada con su derrama. Si se mete en el gasto de referencia, la cuota sube por algo que ya está pagado.
- Cada cambio lleva su motivo escrito al lado. Es lo que hay que poder explicar en la junta cuando alguien pregunte por qué sube la cuota.
Las partidas habituales, y las que se olvidan
Las que lleva casi cualquier comunidad
- Limpieza: la empresa o, si hay empleado, su sueldo y sus seguros sociales.
- Electricidad de las zonas comunes.
- Agua, si el contador es de la comunidad.
- Mantenimiento del ascensor.
- Seguro del edificio.
- Honorarios de administración.
- Mantenimiento de las demás instalaciones: puerta del garaje, extintores, portero automático, jardín o piscina.
- Comisiones del banco.
Las que se escapan al copiar el año anterior
- Las subidas que ya están en los contratos: si el de limpieza o el del ascensor se actualiza cada año, la cifra del año pasado se queda corta.
- Lo que no se paga todos los años: las revisiones e inspecciones de instalaciones que tocan cada cierto tiempo. Si caen en este ejercicio, tienen que estar.
- Las comisiones de los recibos devueltos, si hay vecinos que los devuelven.
- Un margen para imprevistos, si la junta lo quiere: mejor como partida con su nombre que repartido en silencio entre las demás.
Ponles a las partidas los mismos nombres que a los capítulos de gasto de las cuentas. Al cerrar el año hay que comparar una con otra, y con nombres distintos no se puede.
La dotación al fondo de reserva no es gasto
La ley obliga a que la comunidad tenga un fondo de reserva para las obras de conservación, reparación y rehabilitación de la finca y para ciertas obras de accesibilidad y de eficiencia energética, y cada propietario contribuye a él con arreglo a su cuota de participación (artículo 9.1.f). Lo que el presupuesto destina al fondo se cobra con la cuota, pero no se gasta: se guarda. Por eso va en una línea aparte, debajo del total de gasto, y al cerrar el año no se compara con ningún gasto real.
«El fondo de reserva, cuya titularidad corresponde a todos los efectos a la comunidad, estará dotado con una cantidad que en ningún caso podrá ser inferior al 10 por ciento de su último presupuesto ordinario.»
Y no puede bajar de ese mínimo «en ningún momento del ejercicio presupuestario». Lo que se saca del fondo para las obras del artículo 10 sigue contando como parte de él durante el ejercicio, y se repone al empezar el siguiente (disposición adicional primera, apartado 2).
En el ejemplo
El fondo tenía 648,00 € al cerrar 2026: el 10 % del presupuesto de ese año. Con el presupuesto nuevo de 7.632,00 €, el 10 % son 763,20 €, así que faltan 115,20 €, y esa es la dotación de 2027. Lo que se presupuesta para el fondo es lo que le falta para llegar al mínimo.
La ley dice «último presupuesto ordinario» y no aclara si es el del año que termina o el que se va a aprobar. Cuando el nuevo es mayor, como aquí, calcula sobre el nuevo, con la dotación dentro: así el fondo cumple con las dos lecturas. Para hacer la cuenta con los números de tu comunidad está la calculadora del fondo de reserva: pon el presupuesto sin la dotación y marca «El presupuesto que he puesto aún no lleva la dotación al fondo».
En Cataluña, el 5 % en cada presupuesto
«En el presupuesto de la comunidad debe figurar una cantidad no inferior al 5 % de los gastos comunes destinada a la constitución de un fondo de reserva». Lo que sobra de un año se acumula al siguiente, y el fondo va en contabilidad separada y en una cuenta bancaria especial a nombre de la comunidad (artículo 553-6 del Código civil de Cataluña). En el ejemplo serían al menos 375,84 €, el 5 % de 7.516,80 €.
De presupuesto a cuota de cada piso
Cada propietario contribuye a los gastos generales «con arreglo a la cuota de participación fijada en el título o a lo especialmente establecido» (artículo 9.1.e). Sin reglas especiales, la cuenta es esta:
Cuota mensual = total a recaudar × coeficiente ÷ 100 ÷ 12
En el ejemplo las 12 viviendas tienen el mismo coeficiente, así que cada una paga la doceava parte: 7.632,00 € ÷ 12 = 636,00 € al año, 53,00 € al mes (eran 45,00 €). Un piso con un 9,50 % pagaría 7.632,00 € × 9,50 ÷ 100 = 725,04 € al año, 60,42 € al mes.
Lo que no pagan todos
El título puede llevar reglas sobre los gastos (artículo 5), y entonces un gasto concreto puede no pagarlo alguna unidad: el local con entrada propia que no paga el ascensor, por ejemplo. Si el título o los estatutos no lo dicen, no usar un servicio no exime de pagarlo (artículo 9.2, salvo lo que prevé su artículo 17.4). Cuando sí lo dicen, esa partida se reparte solo entre las unidades que la pagan, sobre la suma de sus coeficientes.
Otro ejemplo: 8 viviendas del 11,5 % y un local del 8 % que, por los estatutos, no paga el ascensor. El ascensor cuesta 1.380,00 € al año.
| Ascensor, al año | Si pagaran todas | Sin el local |
|---|---|---|
| Cada vivienda (11,5 %) | 158,70 € | 172,50 € |
| El local (8 %) | 110,40 € | 0,00 € |
| Total | 1.380,00 € | 1.380,00 € |
Sin el local, cada vivienda paga 1.380,00 € × 11,5 ÷ 92, la suma de los coeficientes de las que pagan. La dotación al fondo de reserva, en cambio, la pagan todas por su cuota de participación (artículo 9.1.f).
Garajes, portales y otras partes que se pagan aparte
Si los estatutos separan los gastos de una parte del edificio, esa parte lleva sus propias partidas y se reparten entre sus unidades, a veces con un coeficiente propio. Lo que es de todos se reparte entre todos.
Para hacer el reparto con los coeficientes de tu escritura, la calculadora de cuotas por coeficiente lo hace en el navegador y avisa si no suman 100.
Comparar con lo real al cerrar el año
El presupuesto vuelve a la junta un año después, dentro de las cuentas: cada partida al lado de lo que se gastó de verdad. La diferencia (presupuestado menos real: positiva si sobró, negativa si se pasó) es lo que explica si la cuota tiene que cambiar, y es el punto de partida del presupuesto siguiente. Cómo se monta ese cierre, con este mismo ejemplo, está en la guía de la liquidación anual de la comunidad.
La plantilla trae una hoja «Frente a real» para eso: copia las partidas y lo presupuestado, y solo hay que escribir lo gastado.
Descargar la plantilla
Es un .xlsx con las fórmulas a la vista y sin macros. Viene rellenado con el ejemplo de esta guía, así que al abrirlo tienen que salir 53,00 € al mes por vivienda y 115,20 € de dotación al fondo. Borra los datos de ejemplo y pon los tuyos.
Presupuesto
Cada partida con el gasto real del año anterior, lo presupuestado, la diferencia y el porcentaje de cambio. Debajo, la dotación al fondo de reserva y si llega al mínimo, con la regla de la Ley de Propiedad Horizontal o la catalana (se elige arriba).
Cuotas
Hasta 200 unidades con su coeficiente. Reparte por coeficiente o a partes iguales, con un reparto especial para las partidas que no pagan todas, y avisa si los coeficientes no suman 100.
Frente a real
Para el cierre: escribes lo gastado en cada partida y sale la desviación de cada una y la del total.
Instrucciones
Cómo rellenarla, en cinco pasos.
Admite un solo reparto especial. Si la comunidad tiene varios (el ascensor que no paga el local y el garaje que solo pagan las plazas, por ejemplo), la plantilla se queda corta.
Si lo que buscas es llevar las cuentas del año (ingresos, gastos y quién debe), es otra: la plantilla Excel para las cuentas de la comunidad.
Hazlo en Comunix: «Proponer» parte del gasto real
- En Gestión › Presupuesto, «Proponer desde el gasto real» rellena una línea por cada categoría de gasto con lo que se gastó en el ejercicio anterior, con los abonos ya restados, y añade la dotación al fondo de reserva al 10 % de ese gasto. No guarda nada: revisas cada importe, cambias lo que vaya a cambiar y guardas.
- Esa dotación del 10 % no mira lo que ya tiene el fondo, y si la bajas, la línea del fondo avisa de que queda por debajo del 10 % del gasto. Si el fondo ya tiene casi todo su mínimo, como en el ejemplo, escribe a mano lo que le falta.
- Ese gasto real sale de los extractos del banco que ya has importado y colocado en Gastos, así que hace falta tener el año anterior en Comunix. Cada línea lleva al lado lo gastado en su categoría ese año.
- A la derecha, «Cuotas que salen» enseña la cuota nueva de cada unidad mientras escribes, junto a la de ahora, repartida por coeficiente o a partes iguales según la comunidad. Las unidades que no pagan una categoría (se marca en Gastos, con «Quién no la paga…» en el menú de la categoría) quedan fuera de esa partida y su parte la pagan las demás.
- Si la comunidad tiene secciones (portales, garajes), el presupuesto va en pestañas: «Toda la comunidad», General y cada sección, y «Mover a…» pasa una línea de una a otra.
- «Aplicar cuotas» pone la cuota nueva a cada unidad desde el mes del ejercicio que elijas (de entrada, el primero). Antes de confirmar dice cuánto pendiente sale de los meses que ya han pasado, y después se puede deshacer.
- Al cerrar el año, «Presupuesto frente a real» de Liquidación compara cada partida con lo gastado, con la dotación al fondo aparte. Con el año a medias, también con lo que tocaba gastar hasta ese mes, como referencia.
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Preguntas frecuentes
¿Quién aprueba el presupuesto de una comunidad de propietarios?
La junta de propietarios. La Ley de Propiedad Horizontal le atribuye aprobar el plan de gastos e ingresos previsibles y los presupuestos (artículo 14), y obliga a reunirla al menos una vez al año para aprobar presupuestos y cuentas (artículo 16.1). Lo prepara el administrador o, si no lo hay, el presidente.
¿Hay que aprobar el presupuesto aunque la cuota no cambie?
Sí. La junta se reúne por lo menos una vez al año «para aprobar los presupuestos y cuentas» (artículo 16.1), suba o no la cuota.
¿El presupuesto tiene que ir de enero a diciembre?
La Ley de Propiedad Horizontal no fija el mes en que empieza el ejercicio: pide una junta al año para aprobar presupuestos y cuentas. En Comunix cada comunidad tiene su mes de inicio, y el presupuesto, las cuotas y la liquidación van por él.
¿Las derramas van dentro del presupuesto?
Mejor aparte. La junta aprueba la obra (artículo 14.c) y cómo se paga; si se cobra como derrama, la cuota ordinaria no sube por algo que no se repite y no hay que acordarse de bajarla al año siguiente. En Comunix las derramas van por su lado, sin mezclarse con las cuotas.
¿Puede votar el presupuesto un vecino que debe cuotas?
Si al empezar la junta no está al corriente de las deudas vencidas con la comunidad, y no las ha impugnado en los tribunales ni consignado (en el juzgado o ante notario), puede participar en la deliberación pero no votar, y su cuota no cuenta para las mayorías (artículo 15.2). La convocatoria tiene que llevar la lista de los que están en esa situación (artículo 16.2).
Fuentes
- Ley 49/1960, de Propiedad Horizontal (texto consolidado, BOE) — Artículos 5, 9.1.e, 9.1.f y 9.2 (gastos y fondo de reserva), 13.5, 14.b y c, 15.2, 16, 17.7, 17.8 y 20.1.b, y disposición adicional primera. Consultado el 10/10/2026; texto actualizado el 03/10/2026.
- Ley 5/2006, libro quinto del Código civil de Cataluña (texto consolidado, BOE) — Artículos 553-6 (fondo de reserva), 553-18.1.c, 553-19.2.d, 553-20.1 y 553-21.2. Consultado el 10/10/2026; texto actualizado el 03/07/2026.
Guía informativa revisada en octubre de 2026. Los ejemplos son ficticios y sus cifras están elegidas para que cuadren entre sí; no sustituyen el criterio del administrador ni del asesor de la comunidad.