Cambio de administrador: qué se traspasa y cómo cuadrar las cuentas

Banco y caja

• Las cuentas de la comunidad: banco, IBAN y quién tiene firma en cada una. Para cambiar las firmas y los accesos a la banca por internet. El banco suele pedir el acta con el nombramiento.
• Los extractos de cada cuenta desde el 1 de enero, o desde el inicio del ejercicio si empieza antes; mejor en Norma 43. Para cuadrar el saldo del día del cambio y para el modelo 347, que va por año natural.
• El saldo de cada cuenta en la fecha del cambio, y qué parte es fondo de reserva. Es la cifra que vas a comprobar contra el extracto.
• El efectivo, si la comunidad tiene caja. Se cuenta delante de los dos y se apunta la cifra.
• Las facturas recibidas sin pagar y los pagos ya comprometidos. Para no pagar dos veces ni dejar sin pagar lo que estaba aprobado.

Propietarios y cobros

• El listado de unidades con su propietario, su coeficiente y su cuota. Pisos, locales y plazas de garaje, con sus secciones si las hay. Es lo que das de alta el primer día.
• Lo que debe o tiene a favor cada propietario en la fecha del cambio, con el detalle. Los meses y las derramas pendientes de cada uno. La suma tiene que cuadrar con la última liquidación.
• Las derramas aprobadas: importe, plazos y lo cobrado de cada una. Para seguir cobrando los plazos que faltan.
• Las reclamaciones a morosos en curso. Requerimientos enviados, acuerdos de junta, monitorios presentados y acuerdos de pago.
• Las remesas de recibos de los últimos meses y los recibos devueltos. La fecha de cargo y el importe de cada recibo: lo cobrado en las últimas ocho semanas todavía puede volver.
• Los mandatos SEPA de quien domicilia: referencia, fecha de firma e IBAN. Sin la referencia y la fecha del mandato no se puede preparar la siguiente remesa.
• El identificador de acreedor SEPA de la comunidad. Va en cada remesa de recibos.

Actas, estatutos y cuentas

• El libro de actas y las actas de las últimas juntas. Los custodia el secretario (artículo 19.4 de la LPH).
• Convocatorias, comunicaciones y apoderamientos de los últimos cinco años. Los que el secretario tiene que conservar ese tiempo.
• El título constitutivo, los estatutos y las normas de régimen interior. El título fija la cuota de participación de cada piso o local (artículo 5 de la LPH); los estatutos, las reglas propias de la comunidad.
• La última liquidación aprobada y el presupuesto en vigor. De ahí salen las cuotas del año y la deuda de partida.
• Las cuentas desde la última liquidación hasta el día del cambio. Lo que el saliente cobró y pagó en ese tiempo (artículo 1720 del Código Civil).

Contratos, seguros y personal

• Los contratos en vigor: ascensor, limpieza, mantenimiento y suministros. Con lo que cuesta cada uno y cuándo se renueva.
• La póliza del seguro y los partes abiertos. Para seguir los siniestros que estén a medias.
• Si hay empleados: contratos, nóminas y Seguridad Social. Quien trabaja contratado por la comunidad (un conserje, personal de limpieza) es empleado suyo, no del despacho.
• Las obras aprobadas o en marcha, con su presupuesto y lo pagado. Y la derrama con la que se pagan, si la hay.

Hacienda

• El NIF de la comunidad y cómo se presentaban los modelos. Con certificado de representante, como colaborador social o como apoderado.
• Los modelos presentados este año y el anterior, con sus justificantes. El 111 de cada trimestre y, si tocaban, el 190, el 347 y el 184 del año anterior.
• Quién ha cobrado este año con retención y cuánto. Para el modelo 190, que lleva también los trimestres del saliente.

Llaves, accesos y datos

• Las llaves de zonas comunes y cuartos de contadores, y los mandos que guarde el despacho. Con una lista de qué hay y de quién más tiene copia.
• Los accesos a la banca por internet y a las webs de las compañías. Mejor dar de alta usuarios nuevos que heredar contraseñas.
• Que devuelva o borre los datos personales que tenga de los propietarios. Lo que elija la comunidad (artículo 28.3.g del RGPD), salvo lo que tenga que conservar por ley.

La remesa que el saliente presentó al banco y se carga después del corte

En la lista de deudas del día del cambio, esos recibos siguen pendientes. El abono entrará en tu extracto, y al repartirlo entre las unidades quedan pagados.

El recibo devuelto después del corte

En la lista del saliente ese propietario estaba al corriente: es la devolución la que lo vuelve a poner como deudor. No lo apuntes además en su deuda de partida, o contará dos veces.

Modelo 347

Se presenta por el año natural: cada proveedor al que la comunidad haya pagado más de 3.005,06 € entre enero y diciembre, salvo la luz, el agua, el combustible y los seguros de los elementos comunes, que una comunidad no declara (artículo 33 del Reglamento General de Gestión e Inspección Tributaria). Lo que pagó el saliente cuenta, así que necesitas sus pagos del año, que están en los extractos.

Modelos 111 y 190

Si la comunidad paga con retención (un empleado, un profesional), el 111 se presenta cada trimestre y el 190, en enero, resume las retenciones del año entero, también las de los trimestres que presentó el saliente (artículo 108 del Reglamento del IRPF): pide copia de cada 111 de este año y los datos de quién cobró. Si el saliente facturaba con retención, él también va en ese 190.

Modelo 184

Si la comunidad cobra rentas (la azotea, un local) por más de 3.000 € al año, presenta el 184, una declaración anual que recoge las del año entero, también las cobradas antes del cambio (artículo 70 del Reglamento del IRPF).

El listado de unidades

Lo más directo es copiar el listado del saliente en la plantilla Excel de Comunix y subirla: en «Primeros pasos» si es tu primera comunidad, o con el clip del asistente, en «Dudas», si ya llevas otras. Se lee sin IA ni créditos, y antes de crear nada te enseña una tabla para corregirla. Un Excel, un PDF o una foto que no sea la plantilla también se puede subir, pero lo lee la IA y gasta créditos.

La fecha de corte

Encima de la tabla pregunta «¿Desde qué mes llevas tú sus cuentas en Comunix?». Desde ese mes cuentan las cuotas, y los meses anteriores no salen como deuda de nadie. Se cambia después en Deudas, con «Cambiar fecha».

Lo que debía cada uno

La columna «Debía al empezar» es la lista de deudas del saliente: lo que debía cada unidad el día del corte, en negativo si tenía saldo a favor.

El banco y la caja

El extracto en Norma 43, desde el mes del corte. La primera importación de cada cuenta toma su saldo del extracto; las siguientes lo comparan con lo guardado y, si no cuadra, te dan la diferencia y, si el extracto trae su saldo inicial, si falta algo de antes o no cuadra algo de esas fechas. El efectivo va en una caja: Gestión › Comunidad › Cuentas bancarias, «+ Añadir caja».

Los mandatos

En la ficha de cada unidad, en el bloque de domiciliación: «Referencia del mandato» y «Fecha de firma». Sin ellos, esa unidad no entra en la remesa.

Lo que llega después del corte

El abono de una remesa del saliente se reparte en Ingresos con el icono de los vecinos que aparece al pasar el ratón por el cobro («Repartir entre varios inmuebles»): marcas las unidades que iban en la remesa, y «Poner cuotas» le pone a cada una la suya. Un recibo devuelto se coloca como devolución en su unidad: al importar va solo cuando el extracto deja claro de cuál es y lo devuelto es su recibo, y si no, Gastos lo propone con «↩ Devolución».