Guía con ejemplo · actualizada en octubre de 2026
Cómo preparar la liquidación y las cuentas anuales de una comunidad (con ejemplo)
Todo el mundo explica qué es una liquidación de cuentas y casi nadie enseña una. Aquí está la de una comunidad de 12 viviendas con una derrama y dos morosos, con los números encadenados para que se puedan comprobar uno a uno, y el mismo ejercicio descargable en Excel para usarlo de plantilla.
En resumen
- Lo que en una comunidad se llama «cuentas anuales» es la liquidación del ejercicio: la junta la aprueba cada año junto con el presupuesto del siguiente. La ley no fija un modelo.
- La liquidación es la foto de lo que pasó en el ejercicio: qué se presupuestó, qué se ingresó de verdad, en qué se gastó y con cuánto se cierra el año.
- No basta el saldo del banco. Hacen falta el saldo de cada propietario (lo devengado menos lo pagado) y el estado del fondo de reserva, que por ley no puede bajar del 10 % del último presupuesto ordinario.
- Va a la junta ordinaria junto con el presupuesto del año siguiente, que es donde se decide si la cuota sube.
- La junta se reúne al menos una vez al año para aprobar presupuestos y cuentas. La citación de la ordinaria, con seis días de antelación como mínimo.
Cuatro hojas: resumen, ingresos y gastos, saldo por vivienda y presupuesto del año siguiente. Se genera en tu navegador, sin registro.
Qué debe incluir la liquidación
La ley no impone un formato: dice que la junta aprueba «el plan de gastos e ingresos previsibles y las cuentas correspondientes». Lo que sí hay que poder responder, mirando el documento, es qué entró, qué salió, qué falta por cobrar y con cuánto se cierra. Con estos seis bloques se responde:
Ingresos del ejercicio
Cuotas ordinarias devengadas, derramas aprobadas y otros ingresos (alquiler de la fachada para publicidad, antenas, indemnizaciones del seguro). Lo devengado, no solo lo cobrado: la diferencia entre las dos cifras es la morosidad.
Gastos por capítulos
Agrupados como en el presupuesto, para poder comparar línea a línea: limpieza, suministros, mantenimientos, seguro, administración, reparaciones. Cada capítulo con su gasto real y su desviación.
Saldo de tesorería
Saldo al empezar el año, cobros, pagos y saldo al cerrar, que tiene que coincidir con el extracto del banco a 31 de diciembre. Si no coincide, algo falta.
Saldo por propietario
Piso a piso: lo devengado, lo pagado y lo que queda. Es lo que convierte la liquidación en un documento útil, y lo que permite sacar después el certificado de deuda de quien no ha pagado.
Fondo de reserva
Cuánto había, cuánto se ha dotado o gastado y cuánto queda. No puede ser inferior al 10 % del último presupuesto ordinario.
Deudas pendientes de la comunidad
Facturas recibidas y no pagadas a 31 de diciembre, préstamos o derramas pendientes de cobro. Sin esto, el saldo del banco engaña.
Ejemplo resuelto: 12 viviendas, una derrama y dos morosos
Una comunidad de 12 viviendas con coeficientes iguales, cuentas de enero a diciembre y cuota de 45 € al mes. En 2026 aprobó una derrama para arreglar el portal: 3.600 € en total, 300 € por vivienda, en dos plazos de 150 € en junio y julio. Dos vecinos no han pagado todo.
Ingresos devengados en 2026
| Cuotas ordinarias (12 viviendas × 45 € × 12 meses) | 6.480,00 € |
| Derrama del portal (12 × 300 €) | 3.600,00 € |
| Total devengado | 10.080,00 € |
Gastos de 2026
| Limpieza (12 recibos de 290,40 €) | 3.484,80 € |
| Reparación del portal | 3.600,00 € |
| Electricidad de zonas comunes | 1.180,00 € |
| Mantenimiento del ascensor (4 × 198 €) | 792,00 € |
| Administración (12 × 60 €) | 720,00 € |
| Seguro del edificio | 640,00 € |
| Agua | 520,00 € |
| Comisiones y devoluciones bancarias | 34,20 € |
| Total gastos | 10.971,00 € |
Resultado del ejercicio
−891,00 €
10.080,00 € devengados menos 10.971,00 € de gasto.
Tesorería
| Saldo a 1 de enero | 2.450,00 € |
| Cobrado | 9.270,00 € |
| Pagado | −10.971,00 € |
| Saldo a 31 de diciembre | 749,00 € |
Los dos que no han pagado
Pagó hasta junio y dejó de pagar: debe seis cuotas (270 €) y la derrama entera (300 €). Total, 570 €.
Se le devolvieron los recibos de noviembre y diciembre (90 €) y solo pagó el primer plazo de la derrama: quedan 150 €. Total, 240 €.
El déficit no lo causa la derrama: esos 3.600 € entran y salen. Lo causa la cuota ordinaria, que con 45 € al mes recauda 6.480 € para 7.371 € de gasto corriente. Se lleva arrastrando sin que se note porque el banco tenía saldo.
Y el saldo que queda tampoco es dinero libre: 648 € son el fondo de reserva. Disponible de verdad hay 101 €.
Saldo por propietario
Es la tabla que hay que llevar a la junta y la que después sirve para reclamar. Cada vivienda devenga 540,00 € de cuotas y 300,00 € de derrama; lo único que cambia es lo que ha pagado.
| Vivienda | Devengado | Pagado | Saldo |
|---|---|---|---|
| 1º A | 840,00 € | 840,00 € | — |
| 1º B | 840,00 € | 840,00 € | — |
| 1º C | 840,00 € | 840,00 € | — |
| 2º A | 840,00 € | 840,00 € | — |
| 2º B | 840,00 € | 270,00 € | −570,00 € |
| 2º C | 840,00 € | 840,00 € | — |
| 3º A | 840,00 € | 600,00 € | −240,00 € |
| 3º B | 840,00 € | 840,00 € | — |
| 3º C | 840,00 € | 840,00 € | — |
| 4º A | 840,00 € | 840,00 € | — |
| 4º B | 840,00 € | 840,00 € | — |
| 4º C | 840,00 € | 840,00 € | — |
| Total | 10.080,00 € | 9.270,00 € | −810,00 € |
Esos 810,00 € son los que hay que reclamar, y el desglose de cada uno es lo que se copia al certificado de deuda si el asunto acaba en el juzgado.
El presupuesto de 2027
El presupuesto del año siguiente se prepara con la liquidación delante: se parte del gasto real, se ajusta lo que se sabe que va a cambiar y se añade lo que la ley obliga a dotar.
| Concepto | Real 2026 | Previsto 2027 |
|---|---|---|
| Limpieza | 3.484,80 € | 3.552,00 € |
| Electricidad de zonas comunes | 1.180,00 € | 1.200,00 € |
| Mantenimiento del ascensor | 792,00 € | 816,00 € |
| Administración | 720,00 € | 720,00 € |
| Seguro del edificio | 640,00 € | 672,00 € |
| Agua | 520,00 € | 496,80 € |
| Comisiones y devoluciones bancarias | 34,20 € | 60,00 € |
| Dotación al fondo de reserva | — | 115,20 € |
| Total presupuesto | — | 7.632,00 € |
| Cuota mensual por vivienda | 45,00 € | 53,00 € |
- El fondo de reserva tiene que llegar al 10 % del presupuesto ordinario. Con un presupuesto de 7.632 € eso son 763,20 €, y en la caja hay 648 €: la diferencia, 115,20 €, se dota en el propio presupuesto.
- Con 12 viviendas de coeficiente igual, la cuota sale de dividir el presupuesto entre 12 viviendas y 12 meses. Si los coeficientes no son iguales, se reparte por coeficiente y cada vivienda tiene la suya.
- Subir la cuota de 45 a 53 € es lo que evita repetir el déficit. Explicado así, con la liquidación al lado, es una conversación de dos minutos en la junta; sin ella, es media hora de discusión.
Para repartirlo entre los pisos por coeficiente, la calculadora de cuotas te da la cuota de cada uno.
Cuánto falta en tu comunidad, con lo que ya tiene el fondo y la regla catalana aparte, lo calcula la calculadora del fondo de reserva. Y cómo se prepara cada partida, con este mismo ejemplo y una plantilla para descargar, está en la guía del presupuesto anual de la comunidad.
Del saldo de 749,00 € que queda en el banco, 648,00 € son el fondo de reserva: por eso el presupuesto no puede contar con ellos.
Aprobación en junta
Quién prepara qué
El administrador prepara con la debida antelación el plan de gastos previsibles y lo somete a la junta, y propone los medios para hacerle frente (artículo 20.b LPH). La junta aprueba el plan de gastos e ingresos previsibles y las cuentas correspondientes (artículo 14.b).
Cuándo
La junta se reúne al menos una vez al año para aprobar presupuestos y cuentas. La citación de la ordinaria anual, con seis días de antelación como mínimo (artículo 16).
Qué mayoría hace falta
Aprobar cuentas y presupuesto es un acuerdo ordinario: mayoría del total de propietarios que represente la mayoría de las cuotas, y en segunda convocatoria la mayoría de los asistentes si representa más de la mitad de las cuotas presentes (artículo 17.7).
Los ausentes cuentan como favorables
Quien no fue pero estaba debidamente citado se cuenta como voto a favor si, informado del acuerdo, no manifiesta su discrepancia al secretario en 30 días naturales (artículo 17.8).
Los morosos no votan
Quien al empezar la junta no esté al corriente de todas las deudas vencidas y no las haya impugnado ni consignado puede participar en las deliberaciones pero no vota, y su cuota no cuenta para las mayorías. El acta tiene que decir quiénes son (artículo 15.2).
El acta
Refleja los acuerdos y se cierra con las firmas del presidente y del secretario al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes. El secretario custodia el libro de actas y conserva cinco años convocatorias, comunicaciones y apoderamientos (artículo 19).
Plazo para impugnar
La acción para impugnar un acuerdo caduca a los tres meses, salvo que el acuerdo sea contrario a la ley o a los estatutos, en cuyo caso es un año. Para los ausentes cuenta desde que se les comunica (artículo 18.3).
Descargar el ejemplo en Excel
El mismo ejercicio, con sus cuatro hojas, para abrirlo y cambiar los números por los de tu comunidad. No pide correo ni registro, y el fichero se genera aquí mismo, en tu navegador.
Si llevas el año en una hoja de cálculo, la plantilla Excel gratuita trae el libro de cuentas y el balance para la junta.
Sacar la liquidación del extracto del banco
La parte pesada de la liquidación no es el formato, es reunir los datos: doce meses de extractos, saber de quién es cada transferencia y qué recibo se devolvió, y llevar la cuenta de la derrama aparte de las cuotas.
Comunix importa los extractos del banco en Norma 43 y hace esa parte. El pago que trae el nombre del dueño, o el de un ordenante que ya colocaste y pulsaste «Recordar», va solo a su piso y a su mes; el resto te lo propone cuando lo reconoce (el mismo ordenante que otros meses, sus apellidos) y lo colocas con un clic en la propuesta, o todas las claras a la vez con «Aceptar». Con los recibos de los proveedores pasa lo mismo: con «Recordar» van solos a su categoría, y si no, te propone la de otras veces. Las derramas van por su lado, sin mezclarse con las cuotas ordinarias.
De ahí salen las tres tablas de esta guía: ingresos y gastos del ejercicio, saldo de cada propietario y saldo de tesorería, en el informe de cuentas para la junta, en Excel o listo para imprimir. Y la liquidación de cada propietario: lo que se le pidió contra lo que costó su parte del gasto real, por su coeficiente, con el presupuesto al lado.
Si la comunidad paga un préstamo del banco, cada cuota se separa en capital e intereses (con el tipo de interés puesto, Comunix propone los intereses de cada una). Lo prestado no cuenta como ingreso ni el capital que se devuelve como gasto: solo los intereses son gasto, y la liquidación dice lo que queda por devolver.
El presupuesto del año siguiente se prepara en Gestión › Presupuesto: «Proponer desde el gasto real» parte del gasto del ejercicio por categoría, lo ajustas y Comunix calcula la cuota de cada piso. El saldo del fondo de reserva no lo lleva aparte: eso sigue siendo tuyo.
Cuando la junta aprueba las cuentas, cierras el ejercicio en Gestión › Comunidad › Ejercicios. Para cerrarlo no puede quedar ningún movimiento sin asignar, y desde ese momento nada con fecha de ese año se puede cambiar: la liquidación queda guardada tal como se aprobó.
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Para seguir
- Calculadora de cuotas →
La cuota del año siguiente, repartida por coeficiente.
- Control de morosidad →
Qué debe cada propietario al cerrar el ejercicio, sin rehacer la hoja.
Preguntas frecuentes
¿Hay un modelo oficial de cuentas anuales para una comunidad?
No. La Ley de Propiedad Horizontal no fija ningún formato: dice que la junta aprueba el plan de gastos e ingresos previsibles y las cuentas correspondientes. Lo habitual es presentar la liquidación del ejercicio (ingresos, gastos, saldo de cada propietario, tesorería y fondo de reserva) junto con el presupuesto del año siguiente, como en el ejemplo de esta guía.
¿Es obligatorio presentar la liquidación de cuentas en la junta?
Sí. La junta se reúne al menos una vez al año para aprobar los presupuestos y las cuentas, y aprobarlas es una de sus competencias. Sin cuentas no hay nada que aprobar.
¿Qué diferencia hay entre liquidación, balance y presupuesto?
La liquidación es lo que ha pasado en el ejercicio que termina. El presupuesto es lo que se prevé para el siguiente. El balance, en el sentido en que se usa en comunidades, suele ser la foto del saldo y de lo que se debe a una fecha. Las tres se presentan juntas.
¿Las cuentas van por año natural?
No necesariamente. Muchas comunidades tienen el ejercicio de septiembre a agosto o de julio a junio, para que la junta caiga después del verano. Lo que sí va siempre por año natural es el modelo 347.
¿Hay que enseñar quién debe, con nombre y apellidos?
El saldo por propietario forma parte de las cuentas que se someten a la junta, y el acta tiene que reflejar quién está privado del derecho de voto por no estar al corriente. Lo habitual es identificar la vivienda y, cuando hace falta, al titular; no procede añadir datos personales que no hagan falta para la aprobación.
¿Qué pasa si no cuadra el saldo del banco con las cuentas?
Casi siempre es una de estas cuatro: un recibo devuelto que se anotó como cobrado, una transferencia de un vecino que no se asignó, un pago del año anterior que se contabilizó en este, o comisiones que nadie apuntó. Conviene cuadrar contra el extracto antes de la junta, no durante.
¿Se puede aprobar la liquidación si hay derramas a medio cobrar?
Sí. La derrama pendiente aparece como saldo a favor de la comunidad en los propietarios que no han pagado, y el gasto correspondiente ya está hecho. Justo por eso interesa separar las derramas de las cuotas ordinarias en las cuentas.
¿Cuánto tiene que haber en el fondo de reserva?
No menos del 10 % del último presupuesto ordinario. Si el presupuesto sube, hay que dotarlo más, y esa dotación forma parte del presupuesto del año siguiente.
¿Hasta cuándo se puede impugnar la aprobación de las cuentas?
Tres meses desde que se adopta el acuerdo, o un año si el acuerdo es contrario a la ley o a los estatutos. Para los propietarios ausentes el plazo cuenta desde que se les comunica el acuerdo.
Fuentes
- BOE · Ley 49/1960, de Propiedad Horizontal (texto consolidado) — artículos 9.1.f (fondo de reserva), 14, 15, 16, 17, 18, 19 y 20. Consultado el 10/10/2026; texto actualizado el 03/10/2026
Guía informativa revisada en octubre de 2026. El ejemplo es ficticio y sus cifras están elegidas para que cuadren entre sí; no sustituye el criterio del administrador ni del asesor de la comunidad.