Comunidades autogestionadas
Las cuentas de tu comunidad, sin administrador y sin Excel
Muchos edificios pequeños se administran solos: el presidente lleva la cuenta del banco, cobra las cuotas y, una vez al año, presenta las cuentas en la junta. Sale más barato y suele funcionar, hasta que toca cuadrar doce meses de extractos en una hoja de cálculo la semana antes de la reunión.
Esta página cuenta qué obliga la ley a hacer cuando no hay administrador, y qué parte de eso se puede dejar de hacer a mano.
Qué le toca al presidente y al secretario-administrador
La Ley de Propiedad Horizontal no obliga a contratar a nadie. Dice que las funciones de secretario y administrador las ejerce el presidente de la comunidad, salvo que los estatutos o la junta acuerden nombrar esos cargos aparte (artículo 13.5). Así que en una comunidad autogestionada el presidente hace tres papeles a la vez, y a cada uno le corresponden cosas distintas:
Como presidente
Representa legalmente a la comunidad, en juicio y fuera de él, en todos los asuntos que la afecten, y convoca las juntas. El cargo se nombra entre los propietarios por elección, turno rotatorio o sorteo, es obligatorio y dura un año salvo que los estatutos digan otra cosa (artículo 13).
Como administrador
Prepara con antelación el plan de gastos previsibles y lo somete a la junta, atiende la conservación del edificio, ejecuta los acuerdos de obras y efectúa los pagos y los cobros que procedan (artículo 20).
Como secretario
Levanta el acta de cada junta y custodia el libro de actas y la documentación de la comunidad. El acta se cierra con las firmas del presidente y del secretario al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes, y las convocatorias y comunicaciones se conservan cinco años (artículos 19 y 20.e).
Y además, con independencia del papel
- Convocar la junta ordinaria al menos una vez al año para aprobar presupuestos y cuentas, con seis días de antelación como mínimo (artículo 16).
- Mantener el fondo de reserva, que no puede bajar del 10 % del último presupuesto ordinario (artículo 9.1.f).
- Y, si la comunidad paga a algún proveedor más de 3.005,06 € en el año natural, presentar el modelo 347 en febrero.
Cuotas, recibos y quién debe
La cuota de cada vivienda, con su historial
Cada piso tiene su cuota en euros. Cuando la junta la sube, se apunta desde cuándo vale: los meses anteriores siguen calculándose con la cuota vieja, así que subir la cuota en enero no cambia lo que se debía en octubre.
Los pagos salen del extracto del banco
Se descarga el extracto de la cuenta de la comunidad en formato Norma 43 —lo dan todos los bancos españoles— y se importa. Cada transferencia se reconoce por el nombre del ordenante y se coloca en el piso y el mes que le toca. La primera vez hay que decir de quién es cada una; a partir de ahí van solas.
Quién debe, sin llevar la cuenta a mano
La lista de deudas se actualiza con cada importación: cuántos meses debe cada vivienda, si le falta una derrama y qué arrastra del año anterior. Un mes cuenta como impagado a partir del día 28, para no marcar como moroso a quien paga a mitad de mes.
Derramas
Una derrama aprobada se apunta a cada piso como debida aunque todavía no se haya pagado, y se lleva aparte de las cuotas ordinarias. Es lo que evita que al final del año no se sepa quién pagó qué.
Cuentas claras para la junta
Lo que hay que presentar en la junta anual son las cuentas del ejercicio y el presupuesto del siguiente. Comunix los saca del mismo sitio donde están los extractos: ingresos y gastos del año por capítulos, saldo del banco, saldo de cada propietario y lo que falta por cobrar.
Se exporta a Excel para repartirlo con la convocatoria, y hay un extracto individual por vecino para quien pregunte por lo suyo sin enseñarle lo de los demás.
Si quieres ver cómo queda antes de nada, la guía de la liquidación anual tiene un ejercicio entero resuelto, con derrama y morosos, y el Excel para descargar.
Cuánto cuesta: 9 € por vivienda al año
Con un mínimo de 59 € al año por comunidad. Algunos ejemplos:
| Viviendas | Al año |
|---|---|
| 8 viviendas | 72 € |
| 12 viviendas | 108 € |
| 24 viviendas | 216 € |
| 40 viviendas | 360 € |
- Una comunidad, y las personas que hagan falta con acceso: no se cobra por usuario.
- IVA no incluido. Durante la beta es gratis y sin tarjeta, y antes de cualquier cobro se avisa con 30 días.
- El plan de 29 € al mes es el del despacho que lleva muchas comunidades. Para un solo edificio, sale mejor este.
Cuándo sí conviene contratar un administrador
- Cuando hay obras grandes, una derrama importante o una subvención de rehabilitación de por medio: ahí se paga un administrador con lo que ahorra en un solo expediente.
- Cuando hay un moroso que va a acabar en el juzgado. Un secretario-administrador profesional puede certificar la deuda sin la firma del presidente y exigir judicialmente el pago si lo acuerda la junta.
- Cuando la comunidad tiene empleados (portería, limpieza en nómina): ahí hay nóminas, seguros sociales y retenciones, y eso no es una hoja de cálculo.
- Cuando nadie quiere ser presidente. Es un cargo obligatorio y rotatorio, y pagar a alguien es a veces lo que evita el conflicto vecinal.
Cuando rota la presidencia
La presidencia suele durar un año, así que el traspaso no es un caso raro: es lo normal. Hoy funciona así, y conviene saberlo antes de empezar:
- La cuenta es de la comunidad, no del presidente: los datos, los extractos importados y el historial se quedan cuando cambia la persona.
- Quien entra se registra y pide acceso a la cuenta de la comunidad; quien la tiene a su nombre lo acepta y ya puede entrar. Pueden convivir varias personas con acceso —presidente saliente, entrante, quien lleva las cuentas—, así que el relevo se puede solapar unas semanas.
- Lo que todavía no puedes hacer tú: pasar la titularidad de la cuenta a la persona nueva. Eso hay que pedírnoslo y lo hacemos nosotros. Está en la lista de cosas por arreglar, y lo decimos aquí porque en una comunidad autogestionada va a pasar cada año.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio que una comunidad tenga administrador de fincas?
No. La ley dice que las funciones de secretario y administrador las ejerce el presidente de la comunidad, salvo que los estatutos o la junta acuerden nombrarlos aparte. Un propietario puede ser administrador, y también puede serlo un profesional con la cualificación reconocida.
¿Puede el presidente llevar las cuentas en un Excel?
Puede, y muchas comunidades lo hacen. El problema no es el Excel, es el tiempo: cuadrar doce meses de extractos con lo que ha pagado cada vecino a mano son horas, y los errores aparecen justo en la junta, delante de todos.
¿Necesito una cuenta bancaria a nombre de la comunidad?
Sí, es lo recomendable y lo que piden los bancos para operar como comunidad: la cuenta va a nombre de la comunidad con su NIF, no del presidente. De esa cuenta se descarga el extracto que se importa.
¿Qué pasa cuando cambia el presidente?
La cuenta y los datos se quedan: la persona nueva se registra, pide acceso y quien tiene la cuenta a su nombre lo acepta. Pasar la titularidad de la cuenta todavía hay que pedírnoslo; es una de las cosas que estamos arreglando.
¿Tiene que presentar impuestos una comunidad sin administrador?
Los mismos que cualquier otra comunidad: el modelo 347 si paga más de 3.005,06 € a un proveedor en el año natural, y los modelos 111 y 190 si hay retenciones. No depende de quién lleve las cuentas.
¿Cuánto cuesta para una comunidad de 12 viviendas?
108 € al año, que es el mínimo, con todas las personas que hagan falta con acceso. Durante la beta es gratis.
¿Sirve si la comunidad ya tiene administrador?
Entonces lo normal es que el programa lo elija el despacho, que es quien lleva las cuentas. Comunix tiene un plan pensado para eso, con comunidades ilimitadas.
Crea tu comunidad
Da de alta tu edificio, importa el extracto del banco y mira en un momento quién debe. En beta abierta es gratis y sin tarjeta.
Fuente: Ley 49/1960, de Propiedad Horizontal (BOE). Información general, no asesoramiento jurídico.