Domiciliaciones

Genera la remesa SEPA de los recibos de tus comunidades

Domiciliar las cuotas es lo que evita perseguir transferencias, pero montar el fichero a mano es un trabajo delicado: un IBAN mal copiado o un mandato sin fecha, y ese recibo no se cobra. Comunix lo genera con las cuotas y las derramas que ya tiene cada piso, y luego reconoce el cobro en el extracto del banco.

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Qué necesitas: IBAN, mandato e identificador de acreedor

De la comunidad: CIF, IBAN y BIC

El NIF de la comunidad, que va en el fichero como acreedor, y la cuenta en la que entra el dinero. En Comunix se rellenan una vez: el CIF en Gestión › Comunidad › Datos, y el IBAN y el BIC en Gestión › Comunidad › Cuentas bancarias.

El identificador de acreedor SEPA

Es el código que identifica a quien cobra, del tipo ES49ZZZH33123456: país, dos dígitos de control, un sufijo de tres caracteres (ZZZ o 000, por ejemplo) y el NIF. Lo facilita el banco al dar de alta la domiciliación, y en Comunix va con la cuenta que cobra. Sin él no hay remesa que valga.

De cada vecino: IBAN, referencia de mandato y fecha de firma

La referencia del mandato identifica esa autorización y no se repite entre vecinos. La fecha es la de la firma del documento, y viaja dentro del fichero en cada recibo. En Comunix se apuntan en la ficha de cada piso.

El mandato firmado, guardado

El papel (o el documento firmado electrónicamente) con el que el propietario autoriza el cargo lo custodia la comunidad: el banco puede pedirlo si el vecino reclama. Si no se presenta ningún adeudo con ese mandato durante 36 meses, caduca y hay que firmar uno nuevo.

Qué tiene que llevar el mandato

El diseño del documento es libre, pero los datos no. Estos son los que exige el esquema SEPA:

La referencia única del mandato
Nombre y domicilio del propietario que autoriza el cargo
Su IBAN (y el BIC cuando haga falta)
El nombre de la comunidad como acreedora y su identificador de acreedor
El tipo de pago: recurrente o único
La fecha de firma y la firma del propietario
Que se diga claramente que es un mandato de adeudo directo SEPA

De las cuotas y derramas del mes al XML pain.008.001.02

1
Eliges qué se cobra, el mes y la fecha
La cuenta que cobra (si la comunidad tiene varias), qué se cobra —las cuotas, las derramas que tocan ese mes o las dos en el mismo recibo—, el mes, el día en que quieres que el banco cargue los recibos y el tipo de cobro: recurrente (RCUR), primer cobro (FRST) o único (OOFF).
2
Comunix arma un recibo por vecino, no por piso
Si un propietario tiene la vivienda y una plaza de garaje con el mismo IBAN, los dos importes van en un solo cargo, con el desglose en el concepto: «Cuota Comunidad Enero 2026 - 2 B 45,00 + Plaza 3 12,00». Le llega un apunte al banco, no dos. Si el vecino tiene algo a su favor apuntado en Deudas, el recibo de la cuota lo descuenta.
3
Revisas la lista
Una fila por recibo con el propietario, el importe, el IBAN enmascarado y si está listo. Los que el banco no podría cobrar salen sin marcar y con el motivo («Sin IBAN», «Sin mandato firmado», «IBAN no válido»), y se completan en la ficha del piso. Si cobras derramas, cada fila dice cuánto es de derrama (y, con las dos, cuánto de cuota).
4
Descargas el XML
Un fichero ISO 20022 pain.008.001.02, esquema CORE, con un único bloque de pago, el identificador de acreedor de la comunidad y una referencia propia por recibo. Es el formato estándar de los adeudos SEPA en España, el del Cuaderno 19-14. Comunix guarda qué recibos lleva, para reconocer después su cobro.
5
Cuando llega el cobro, se reparte solo
Al importar el extracto, si el banco abona la remesa en una sola línea, que coincide al céntimo con la remesa generada y llega entre tres días antes y una semana después de la fecha de cobro, Comunix la reparte entre los vecinos que iban en ella, en el mes que se cobraba. No hay que colocar los recibos uno a uno. El abono de una remesa de derramas queda como pago de derrama, y Gestión › Derramas la ve cobrada piso a piso.

Cómo subirlo a la banca online

En la banca online de empresas suele estar en «Remesas», «Ficheros», «Adeudos SEPA» o «Cuaderno 19-14», y el fichero se sube tal cual. Algunas entidades piden dar de alta antes el servicio de adeudos y el identificador de acreedor; es un trámite de oficina que se hace una vez.

Súbelo con margen. Desde noviembre de 2016, las normas del esquema CORE solo piden que el cobro llegue al banco del vecino el día hábil anterior a la fecha de cobro. Tu banco necesita el fichero antes, y cada uno tiene su hora de corte y su propio plazo de validación: dejarlo para el último día es cómo se pierde un mes de cobros.

La primera vez, haz una remesa con dos o tres recibos en lugar de con la comunidad entera. Si algo no le gusta a tu entidad, lo sabrás con tres vecinos y no con cuarenta.

Lo que hemos comprobado y lo que no. El fichero que genera Comunix pasa la validación del esquema oficial pain.008.001.02, con cuotas, con derramas y con las dos. Lo que todavía no hemos comprobado es que un banco concreto lo acepte con una remesa real, así que no te prometemos que tu entidad lo admita a la primera: por eso conviene empezar con pocos recibos.

Errores que el banco rechaza y cómo evitarlos

La mayoría se detectan antes de generar el fichero: Comunix comprueba los datos y, si algo falla, dice qué piso y qué le falta en lugar de descargar un XML que el banco va a devolver.

Un IBAN que no es válido

Antes de generar nada, el IBAN de cada vecino y el de la comunidad se comprueban con el dígito de control (el módulo 97 del estándar). Un número mal copiado se ve aquí y no en la devolución del banco.

Falta la referencia del mandato o su fecha

Sin mandato no hay adeudo: la fila del vecino sale sin marcar y con «Sin mandato firmado». Si la marcas igualmente, el fichero no se genera y Comunix dice qué piso falla y qué le falta.

Un piso vendido con el mandato del dueño anterior

La cuenta y el mandato son del piso, así que tras una venta pueden seguir siendo los del que vendió, y el banco le cargaría a él el recibo. Si el mandato se firmó antes de que entrara el propietario actual (la fecha «Desde» de su ficha), el recibo sale como «Mandato anterior» y, al generar, Comunix pregunta si lo dejas fuera.

El identificador de acreedor no tiene el formato correcto

Comunix comprueba su forma (ES, dos dígitos de control, el sufijo de tres caracteres y el NIF) y que los dígitos de control cuadren con el resto, y te lo dice al elegir la cuenta. Lo que no puede saber es si es el que tu banco tiene dado de alta para esa cuenta: cópialo tal cual te lo dio.

El BIC o el CIF están mal

El BIC de la cuenta de la comunidad se comprueba contra el formato SWIFT (8 u 11 caracteres) y el CIF tiene que tener nueve. Son dos campos que se teclean una vez y luego nadie mira. El BIC del banco de cada vecino no hace falta.

Tildes, eñes y símbolos en los nombres

El fichero solo admite el juego de caracteres básico de SEPA. Comunix escribe los nombres y los conceptos sin tildes ni eñes («Muñiz» pasa a «Muniz»), quita «º» y «ª» y cambia «&» por «y». En la pantalla los sigues viendo como los escribiste.

La fecha de cobro ya ha pasado

No se admite una fecha anterior a hoy, y conviene darle margen: si no respeta el plazo de tu entidad, el banco puede rechazarla.

Primer cobro (FRST) o recurrente (RCUR)

Desde noviembre de 2016, las normas del esquema CORE no obligan a marcar como FRST el primer cobro de un mandato: puede ir como RCUR, y uno marcado FRST se trata como recurrente. Por eso Comunix propone RCUR. Si tu banco te sigue pidiendo FRST para los mandatos nuevos, como el tipo va para toda la remesa, esos recibos van en un fichero aparte.

Un recibo sin propietario o sin importe

Un piso sin propietario actual, o sin nada que cobrar ese mes, no puede ir en la remesa: sale sin marcar y con el motivo, antes de generar.

Devoluciones: ocho semanas y trece meses

Un vecino puede pedir al banco la devolución de un recibo domiciliado y autorizado durante las ocho semanas siguientes al cargo, sin dar explicaciones. Si el adeudo no estaba autorizado —no había mandato válido—, el plazo se alarga hasta trece meses.

Eso significa que una remesa no es dinero cobrado hasta pasadas esas ocho semanas, y que conviene revisar el extracto del mes siguiente antes de dar por saldadas las cuotas.

La devolución llega como un cargo más en el extracto del banco. Al importarlo, Comunix reconoce el recibo devuelto por el concepto que pone el banco y lo coloca como devolución en la unidad que lo tenía, si no hay duda: la unidad que nombra el concepto o la del titular que sale como ordenante, y el importe justo de su recibo. Resta de lo que ha pagado ese vecino, así que en Deudas vuelve a deber ese recibo.

Si no está claro de quién es, se queda en Gastos marcado «↩ Devolución», con el vecino propuesto cuando se sabe, y lo eliges tú. La comisión que cobra el banco por la devolución no se confunde con el recibo: se queda en Gastos, como cualquier otro cargo del banco.

Lo que no hace

No conecta con el banco: genera el fichero y lo subes tú a la banca online. Tampoco lee el fichero de devoluciones que manda el banco (el mensaje pain.002): las devoluciones las reconoce en el extracto Norma 43.
No tiene un listado de remesas para volver a descargar un XML antiguo. Guarda lo que lleva cada una para reconocer su cobro; si necesitas el fichero otra vez, se genera de nuevo (y cuenta el último).
Si el abono no cuadra al céntimo con la remesa, no se reparte solo. Si se parece, Ingresos te propone «Repartir (recibos de octubre)» y quitas los recibos que no han entrado.
No emite los mandatos ni los almacena firmados: guarda su referencia y su fecha, que es lo que necesita el fichero.
Solo esquema CORE, el básico, que es el que sirve para cobrar a los vecinos. No genera B2B, que solo vale cuando quien paga es una empresa o un autónomo.

Para seguir

Conciliación bancaria Norma 43 →
Cuando el banco abona la remesa y devuelve recibos: cómo se casan en el extracto.
Control de morosidad →
Qué debe cada piso, mes a mes, cuando un recibo vuelve devuelto.
Pasar tus comunidades desde Excel →
Los pisos, los propietarios y las cuotas de tus comunidades desde un Excel, para no teclearlos antes de la primera remesa.

Preguntas frecuentes

¿Qué formato de fichero genera Comunix?

Un XML ISO 20022 pain.008.001.02 de adeudos directos SEPA, esquema CORE, que es el que usan los bancos españoles para las domiciliaciones (el del Cuaderno 19-14 de la AEB). Lleva un único bloque de pago con todos los recibos del mes.

¿Hace falta un identificador de acreedor para cada comunidad?

Sí: el acreedor es la comunidad, con su NIF, así que cada una tiene el suyo. Se pide al banco donde está la cuenta de la comunidad, y en Comunix se apunta en esa cuenta (Gestión › Comunidad › Cuentas bancarias).

¿Qué pasa con el vecino que tiene además una plaza de garaje?

Si el titular y el IBAN son los mismos, los dos importes se juntan en un solo recibo y el concepto detalla cuánto es de cada unidad. Si son titulares o cuentas distintas, salen dos recibos.

¿Puedo domiciliar también una derrama?

Sí. En «Recibos del mes» eliges qué se cobra: las cuotas, las derramas que tocan ese mes según sus plazos en Gestión › Derramas, o las dos en el mismo recibo. El concepto lleva el nombre de la derrama. Si la cobras en su propia remesa, cuando llega el abono se reparte solo y Gestión › Derramas la ve cobrada piso a piso. Con las dos en un recibo, la derrama cuenta en Deudas, pero Gestión › Derramas no la ve cobrada.

¿Cuánto tarda en llegar el dinero?

El recibo se carga al vecino en la fecha de cobro que pongas en la remesa. Las normas del esquema CORE solo piden que llegue a su banco el día hábil anterior, pero tu banco necesita el fichero antes, y cada entidad fija su plazo, su hora de corte y cuándo te abona el total.

¿Y si un vecino no quiere domiciliar?

Se queda fuera de la remesa y paga por transferencia. Al importar el extracto, Comunix coloca su pago en su piso si el banco trae el nombre del dueño o si ya tienes una regla para ese ordenante; si no, queda en Ingresos para que lo coloques tú, con el piso propuesto cuando lo hay.

¿Qué hago si el banco rechaza la remesa entera?

Comunix ya comprueba antes de generar el IBAN, el BIC, la forma y los dígitos de control del identificador de acreedor, y que la fecha no haya pasado. Si aun así el banco la rechaza, mira lo que desde fuera no se ve: que el servicio de adeudos y ese identificador estén dados de alta en esa cuenta, y que la fecha respete su plazo. Después, prueba con una remesa de un solo recibo: si esa pasa, el problema está en un vecino concreto y no en la configuración de la comunidad.

Genera una remesa de prueba

Dentro hay una comunidad de ejemplo con sus mandatos puestos: puedes generar el fichero y abrirlo para ver exactamente qué se le manda al banco.