Cambiar de programa
Empieza con tus comunidades de siempre: súbelas desde Excel, PDF o una foto
Lo que frena un cambio de programa no es el precio: es imaginarse tecleando cuarenta comunidades. Y con razón, porque es la parte del cambio que te toca a ti. Si te atascas con la primera, te llamo y la subimos juntos.
Esta página cuenta exactamente qué hace falta para empezar, qué se puede subir desde un fichero, qué tienes que revisar tú y cómo sacar tus datos el día que quieras irte. Sin prometer que todo es fácil: hay cosas que se leen solas y otras que no.
Qué datos hacen falta y cuáles no
Hace falta
- Nombre y dirección de la comunidad — Lo que identifica a la comunidad y lo que sale en los documentos.
- Los pisos: planta, puerta y cuota — La cuota en euros al mes de cada vivienda. Las plazas de garaje y los locales se dan de alta como una unidad más.
- El propietario actual de cada piso — Nombre y apellidos. El teléfono, si lo tienes; no es obligatorio.
- El mes en que empieza el ejercicio — Si las cuentas van de septiembre a agosto, se dice al crear la comunidad y todo lo demás lo sigue.
No hace falta para empezar
- El coeficiente de participación — Para cobrar basta la cuota en euros de cada piso. El coeficiente es con lo que se reparten el presupuesto, la liquidación y las derramas: si tu listado lo trae, entra con él; si no, se pone después en Gestión › Pisos y propietarios › «Coeficientes».
- Los IBAN y los mandatos — Solo si vas a domiciliar recibos. Se pueden añadir después, cuando toque la primera remesa.
- El CIF y el identificador de acreedor — Igual: hacen falta para las remesas SEPA, no para empezar a llevar las cuentas.
- El histórico contable de años anteriores — No hay que migrar diez años de apuntes. Basta con la fecha desde la que llevas las cuentas y lo que debe cada piso en ese momento.
Cómo se leen y qué revisas tú antes de guardar
Al entrar en Comunix tienes «Primeros pasos», encima de la lista de comunidades: es donde se sube la primera. Hay tres caminos. Los dos últimos sirven para no teclear, pero la revisión sigue siendo tuya.
A mano, con el asistente de alta
En «Primeros pasos», «Prefiero darla de alta a mano», o el botón «Nueva comunidad». Cuatro pasos: comunidad, pisos, propietarios y resumen. Los pisos se añaden de uno en uno, con su planta, su puerta, su cuota y, si la comunidad tiene garaje o locales con cuentas aparte, su sección. Para una comunidad pequeña son unos minutos. No usa IA ni gasta créditos.
Con la plantilla Excel de Comunix, sin IA
Copias tu listado en la hoja «Vecinos» de la plantilla gratuita (unidad, propietario, coeficiente, cuota y, si hace falta, sección) y la subes en «Primeros pasos». Se lee sin IA, así que no gasta créditos ni se envía a ningún modelo de IA. Te enseña una tabla para corregirla antes de crear la comunidad, con hasta 2.000 unidades. Las siguientes comunidades se suben igual con el clip del asistente, en la pestaña «Dudas» (sin créditos de IA, con el botón «Subir la plantilla de Comunix» que sale en su lugar).
Con el listado que ya tienes, con IA
Un Excel, un CSV, un PDF o una foto del listado, de hasta 10 MB, se sube en el mismo sitio de «Primeros pasos». Como no es la plantilla, antes te pregunta si lo lee la IA, que gasta créditos; lo que lea te lo enseña en la misma tabla que la plantilla. En el chat, un Excel o un CSV de hasta 5 MB se sube con el clip del asistente: el asistente con IA propone el alta entera, con secciones, unidades, cuotas, coeficientes y propietarios, hasta 500 unidades, y no crea nada hasta que pulsas «Confirmar».
Antes de crear nada ves lo que se ha leído. En la tabla cambias cualquier nombre, cuota, coeficiente o puerta, quitas o añades filas, dices desde qué mes llevas sus cuentas y apuntas lo que debía al empezar cada vecino que arrastre algo, o cancelas. Con el asistente con IA, le pides lo que haya que cambiar o cancelas. Hasta que confirmas no se guarda nada, y la comunidad se crea entera o no se crea.
Lo que más conviene repasar: las plantas con nombre propio (bajo, entresuelo, ático), los pisos con dos titulares, las cuotas que venían con el símbolo del euro o con punto decimal, y los locales o garajes que en tu listado iban en otra tabla.
Si tu listado está en una hoja tuya, cópialo en la plantilla Excel gratuita de Comunix: es la que se lee sin IA y con la revisión en tabla.
Descargar la plantilla Excel gratuita →
Con la plantilla de Comunix no interviene ninguna IA. Cualquier otro fichero lo lee un modelo de inteligencia artificial de OpenAI (GPT-6 Luna): se le manda el contenido para que devuelva la propuesta. Si prefieres que los nombres de tus propietarios no salgan de la aplicación, usa la plantilla o el alta a mano. Cualquier fichero que no es la plantilla (un Excel, un CSV, un PDF o una foto) gasta créditos de IA —la cuenta viene con 25—; la plantilla y el alta a mano no gastan ninguno.
Saldos iniciales y deudas anteriores
Es la parte que más asusta y la que menos trabajo da, porque no hace falta reconstruir el pasado: hace falta decidir dónde empieza.
Desde cuándo lleváis las cuentas
Cada comunidad tiene una fecha de inicio de cobro: al revisar el listado te pregunta «¿Desde qué mes llevas tú sus cuentas en Comunix?», y por defecto es el inicio del ejercicio en curso. Antes de esa fecha Comunix no reclama nada, así que una comunidad que entra en mayo no aparece debiendo enero. Al banco le pides los movimientos desde ese mes.
El saldo con el que arranca cada piso
Al revisar el listado, en la columna «Debía al empezar»: lo que debía cada uno, en positivo (en negativo si tenía saldo a favor). O después, en Gestión → Pisos y propietarios, en la ficha de cada vivienda, su saldo el día que empezaste, que va al revés: en negativo lo que debía, en positivo lo que tenía a favor. Es el único dato del pasado que hace falta.
A partir de ahí se encadena solo
Cada ejercicio hereda el saldo del anterior. Si dentro de un año corriges un pago de este, los siguientes se recolocan sin tener que pasar saldos a mano.
El saldo del banco
Se importa el extracto desde la fecha de inicio y el saldo de la comunidad se recalcula con los movimientos ya asignados. No hay que cuadrar un asiento de apertura.
Si además la comunidad te llega de otro administrador, qué pedirle, cómo comprobar el primer día el saldo y lo que debe cada uno, y qué recibos pueden volver todavía están en la guía del traspaso al cambiar de administrador.
Una comunidad piloto en una tarde
No pases la cartera entera para probar un programa. Pasa una y mide.
- 1
Elige la comunidad más sencilla que lleves, no la más grande: doce o veinte viviendas, sin secciones ni garajes en otra cuenta.
- 2
Dala de alta con sus pisos y sus propietarios, y deja que las cuentas empiecen a principios del ejercicio en curso.
- 3
Apunta lo que debían al empezar los tres o cuatro que arrastran algo. El resto, en blanco.
- 4
Importa el extracto del banco en Norma 43 desde el mes en que empiezan sus cuentas (si empieza más tarde, parecerá que todos deben los meses que faltan). La primera vez hay que decir de quién es cada transferencia que no trae el nombre del dueño y pulsar «Recordar»: a partir de ahí esas van solas, y las demás te llegan propuestas.
- 5
Mira la pantalla de deudas y compárala con lo que tienes en tu programa de siempre. Si cuadra, ya sabes lo que cuesta una comunidad y puedes decidir con datos si sigues.
Tus datos son tuyos: exportación completa
Un programa del que no puedes salir es una trampa, y en beta más todavía. Lo que entra, sale:
Excel del ejercicio, cuando quieras
Vecinos y cuotas, gastos, otros ingresos y saldos, por ejercicio y en un .xlsx. Es lo mismo que se lleva a la junta.
Informe y extractos
El informe anual de la comunidad y el extracto individual de cada vecino, para guardar en PDF o imprimir.
Una copia de todo
La persona titular de la cuenta descarga ella misma un JSON con todos los datos de su empresa (Administración › Backups): comunidades, pisos, propietarios, movimientos, gastos, derramas y reglas. No es un formato bonito, es todo lo que hay.
Y borrarlo
Una comunidad se borra con todo lo que cuelga de ella desde la propia aplicación. La cuenta entera se borra a petición, como dice la política de privacidad.
Lo que no hace
- No hay conector con Gesfincas, Fynkus ni ningún otro programa: lo que se importa es el listado que tú exportes de ellos.
- De un fichero se leen la comunidad, sus unidades con su cuota (y su coeficiente y su sección, si vienen) y los propietarios. Los movimientos bancarios no: esos entran por la importación de extractos Norma 43.
- No se importan el historial de cuotas ni los recibos emitidos. Las derramas sí, desde Gestión › Derramas › «Importar de un fichero»: un Excel, un CSV, un PDF o una foto del reparto, que lee la IA y revisas antes de crear.
- Un fichero que no es la plantilla de Comunix (Excel, CSV, PDF o foto) necesita créditos de IA: la cuenta trae 25 y luego hace falta un plan o un paquete. La plantilla y el alta a mano no gastan ninguno.
- Si la das de alta hablando con el asistente con IA, entran hasta 500 unidades de una vez. Subiendo la plantilla Excel, hasta 2.000.
- Las secciones (garaje, locales, portales con cuentas aparte) entran desde el fichero si vienen en él: una columna de sección o una hoja por grupo. Si no, se crean después en Gestión › Comunidad › Secciones, y cada unidad se pasa a la suya desde su ficha.
Preguntas frecuentes
¿Puedo subir el Excel que exporto de mi programa actual?
Sí: un Excel (.xlsx, .xls o .xlsm), un CSV, un PDF o una foto del listado, que lee la IA y gasta créditos. Se extraen la comunidad, sus unidades con su cuota (y su coeficiente y su sección, si vienen) y los propietarios; el resto se completa dentro. Si prefieres que no lo lea una IA, copia el listado en la plantilla Excel de Comunix, que se lee sin IA.
¿Qué pasa si el fichero está mal leído?
Lo ves antes de que se cree nada: la propuesta aparece en pantalla y se puede corregir (en la tabla, o pidiéndoselo al asistente) o cancelar. Nada se guarda hasta que confirmas.
¿Mis listados de propietarios salen de la aplicación?
Si subes la plantilla Excel de Comunix, no: se lee sin IA. Con cualquier otro fichero, su contenido se envía al modelo de IA de OpenAI que devuelve la propuesta. Si no quieres que eso ocurra, usa la plantilla o el alta a mano.
¿Tengo que migrar la contabilidad de años anteriores?
No. Con la fecha desde la que llevas las cuentas y la deuda con la que arranca cada piso, las cuentas cuadran desde ahí. El histórico se queda donde está, por si hay que consultarlo.
¿Cuánto se tarda en pasar una comunidad?
Una comunidad pequeña, dada de alta a mano, son unos minutos; con la plantilla o con el listado que ya tienes, lo que tardes en revisarlo. Lo que lleva tiempo de verdad es la primera importación del extracto, porque hay que decir de quién es cada transferencia que no trae el nombre del dueño y pulsar «Recordar». La segunda ya va casi sola, y lo que no, te llega propuesto.
¿Y si quiero irme?
Los informes salen en Excel por ejercicio y, para la persona titular de la cuenta, en una copia JSON con todo. Sin pedirlo por correo ni esperar a nadie.
Sube tu primera comunidad
Durante la beta es gratis y sin tarjeta. Si al cabo de una comunidad no te convence, te llevas el Excel y no has perdido más que una tarde.